Деятельность ряда учреждений подразумевает использование транспортных средств и постоянное приобретение горюче-смазочной продукции. Такие товары оплачивают как наличными, так и безналичным способом. Актуальным остается вопрос, какими преимуществами обладает топливная карта, учет в бюджете которой вызывает некоторые трудности у бухгалтеров.
Особенности дисконтов на топливо
Топливные карточки выдают поставщики бензина, при этом они являются средствами для оплаты горюче-смазочной продукции на заправках, которые поддерживают такую функцию. Принято различать следующие типы карт:
- Денежная (выдается для конкретного лимита цены продукции).
- Литровая (предусмотрен объем горючего в литрах). Этот тип также делится на лимитированные и нелимитированные карточки.
Средство оплаты с лимитом предусматривает установку суточной нормы выборки горюче-смазочных веществ в литрах. В не лимитированные карточки заносят полное количество горючего в литрах, при этом не действует никаких ограничений на сутки. ГСМ не продают по предъявлению топливных карточек, если:
- Карточку заблокировали.
- Запрашиваемое количество бензина больше суммы, оставшейся на карте.
Оформляем документы правильно
Для получения возможности делать покупки на заправках с помощью топливной карточки, организация должна подписать договор с поставщиком.
В документах указывают:
- Название приобретаемого топлива для авто и его цену.
- Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.
- Разновидность карточек.
- Условия сотрудничества.
- Дата, когда к новому владельцу по договору передан дисконт.
Дисконт на бензин выдают учреждениям после того, как перечислена предварительная оплата.
Затем его отдают конкретному водителю, работающему на предприятии. В конце месяца поставщики, как правило, предоставляют организации, с которой заключен договор, такие документы:
- Товарная накладная на количество и общую сумму оплаты горюче-смазочных материалов.
- Счет-фактура.
- Акт для сверки расчетов.
Правила учета в бюджете топливных карт
Вести учет топливных карт в бюджете предприятия нужно по алгоритму, который зависит от условий договоров. Так, при передаче дисконтов за плату, их рассматривают при бюджетном учете в качестве документов, которые нужно учитывать с помощью бланков строгой отчетности. Топливная карта вносится на забалансовый счет 03. Для аналитики потребуется Книга учета бланков строгой отчетности. Оплата учитывается единовременно, если есть необходимость.
Бесплатная передача подразумевает использование дополнительных забалансовых счетов. Это способствует контролю над сохранностью топливных карт.
В случае передачи дисконта с возвратом организации требуется внести на расчетный счет компании-поставщика горючего залог за предоставленную карточку. После того, как закончится период ее действия, карту возвращают поставщикам, а они, в свою очередь, залог за услугу. В такой ситуации купленная карточка не является собственностью предприятия, поэтому для ее учета в бюджете также используют дополнительный забалансовый счет.
Для того чтобы работники организации могли покупать топливо на заправках, используя карту, руководство перечисляет поставщикам сумму, которая предусмотрена в договоре. На протяжении месяца сотрудники предприятия заправляют автомобили на АЗС с помощью дисконтов. Расход горючего по факту подтверждают путевые листы, которые оформляют и предоставляют регулярно в бухгалтерию. Также водителям требуется приложить к листу чек.
Такая необходимость постепенно становится неактуальной в условиях существования ресурсов для отчетности в режиме онлайн. Это значительно упрощает не только работу бухгалтерии, но и водителей.
В заключение
Для правильного оформления учета карточек нужно использовать определенный алгоритм, который зависит от типа заключенного договора с поставщиком. В конце месяца последний предоставляет предприятию всю необходимую документацию. На основании этих бумаг сверяют информацию с чеками и путевыми листами.
Как учитывать банковские и топливные карты в бюджете? На какой счет ставить? Успехов вам и благополучия.
Выплата з/ пл на банковские карты через удержание 304. 03. , а топливные карты — по отчету по транзакциям ставим сразу приход и расход.
в каком бюджете? в бюджете ничего не учитывают. Его исполняют ( если он вообще есть) Что вы называете — банковские карты? зарплатный проект? Так они не учитываются. Они у работников на руках. Топливные карты — учитываются на 10 / ( топливо) в литрах своего номинала ( либо в рублях) смотря что у вас за карты.
Ув. бухгалтера, на какой счет оформить топливные карты? До меня гл. бух вела на 50. 3 ( ден. докум) но из- за этого у нас постоянно перелимит кассы. Куда их всунуть, на какой счет?
Топливная ката это по сути аванс поставщику топлива, причем совершенно определенному, поэтому не вижу ничего страшного, если обойти прописные корреспонденции, главное ведь отразить информацию доставерно в БУ; ) я бы перечисления по ТК отнесла на 60. 2. Можно пофантазировать т завести субсчет 60. 2. 1, например, авансы на топливных картах или нечто подобное. Поступление топлива по документам топливной компании, списание на основании а/ о сотрудников ( путевой лист), которым эти ТК выданы были, документом » списание материалов». . .
На 50. Субсчет 50. 3 » Денежные документы». А лимит устанавливается для кассы в рублях и в валюте.
Учет топлива, полученного по талонам и карточкам. Нужна помощь! ! ! Выдают талоны на топливо. Работаю на своей машине снабжение. Только сейчас сказали что надо сдавать чеки в бугалтерию. Все лето брал топливо и не знал что надо их сдавать никто не говорил. Сказали теперь начинай сдавать. Что теперь делать? С меня снимут денег когда буду увольняться?
Во- первы если талоны нетребовали, значит, они сами в бухгалтерии не знли как их проводить. А почему они должны с Вас удержать? . Ведь вы путевые листы сдавали, а там есть показания спидометра и расход топлива, вот они наверное и списывали. А вообще- то вы должны получать талоны или деньги на ГСМ под роспись. А затем в конце месяца отчитываться чеками. Берете чистый лист бумаги — вверху пишите ф. и. о. свое, за какой месяц, марка автомобиля и номер. Наклеиваете чеки и сдаете в бухгалтерию.
На автозаправочных станциях ( АЗС) организация может приобрести ГСМ: – по талонам; – по топливным картам; – за наличный расчет. Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации ( водители). Чтобы сотрудник мог приобрести ГСМ за наличный расчет, он должен располагать необходимой денежной суммой. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру ( форма № КО- 2). В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах ( п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет ( форма АО- 1). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально ( п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129- ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используются путевые листы. По данным путевого листа рассчитывается количество топлива, которое списывается на затраты.
Мне интересно другое, на каком основании вам выдают талоны на бензин, если машина личная. И вы, что же за них расписываетесь? Здесь палка о двух концах. Получается, что вы тырите бензин при помощи бухгалтера ( они у вас бездарные какие- то честно). Если, вы расписывались за талоны, а чеки не брали, есть основание выставить вам счет. Но бухгалтерия этого делать не будет, поскольку они порят огроменный косяк сами, выдавая вам талоны на личный автомобиль, себя подставлять никто не будет. Тут еще загвоздка может быть вот в чем, узнайте, есть ли приказ на то, что ваш личный автомобиль используется в служебных целях, расписывались ли вы в нем и от какого он числа. Если такой приказ существует и он подписан тем числом, начиная с которого вы не брали чеки, к сожалению это ваша ошибка и возможно прийдется оплатить. Кстати говоря, ваша бухгалтерия, должна ежемесячно делать сверку с заправками, с которыми есть договор на предоставление бензина по талонам и там все будет написано: когда, во сколько, чем и сколько литров вы заправили. Надеюсь все описала. Еще посоветую, если такого приказа не существует, в ваших интересах заставить руководителя таковой издать.