После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы. Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись.
Как Правильно Подшивать Больничный Лист
Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.
В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия.
Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство – весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления. Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства. Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря 2009 года.
Законодательное регулирование операции подшивки документации
Сроки хранения документации в архиве
Этапы подшивки документов
Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают.
- Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
- ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
- Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
Как Правильно Подшивать Больничный Лист
Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.
- иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
- плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
- обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
- бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
- канцелярский клей;
- ножницы.
Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.
Как правильно сшивать документы
Заверение документов
Способы сшивания и необходимые инструменты
Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.
В этом пункте разберемся, как правильно заполнить больничный лист работодателю на сотрудника, который находится на карантине после прибытия из стран с неблагоприятной эпидемической обстановкой. Правила распространяются и на лиц, которые проживают и контактируют с прибывшим. То есть бланк выдают уже заболевшим и потенциально инфицированным гражданам.
Как Правильно Подшивать Больничный Лист
Ниже представлен актуальный официальный бланк листа нетрудоспособности в 2024 году. Форма не менялась с 2011 года. Но с 1 июля 2017 года медучреждения начали выдавать гражданам подобные документы и в электронном формате. Теперь работник вправе выбрать, в какой форме получить листок: в привычной бумажной или в новой электронной.
- В дистанционном обращении для оформления больничного листа к терапевту в чате или режиме видеозвонка, то есть при помощи технологий телемедицины.
- В выдаче длительных листков временной нетрудоспособности по беременности и родам дистанционно.
В медицинском учреждении, прежде чем передать бланк больному, необходимо:
Новые правила оформления больничных с осени 2024 года
Отмена бумажных больничных листов
Шаг 4. Код подчиненности
Минтруд опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов законопроект о внесении поправок в Федеральный закон №323-ФЗ от 21.11.2011. Чиновники предлагают с 01.01.2024 полностью упразднить выдачу бумажных листков временной нетрудоспособности. Больничные листы медицинские организации будут оформлять только в электронном виде. Изменения коснутся всех видов больничных, выдаваемых как по временной нетрудоспособности, так и по беременности и родам.
Ув бухгалтеры, одскажите, при » подшивке» или » архивировании» доков по зарплате, какой комплект формируете? Какие Благодарю за помощь
Я делаю так: 1) Журнал- ордер 2) Ведомость по начислению зарплаты за месяц 3) Табель учета рабочего времени 4) Начисление больничных и отпускных 5) Приказы 6) справки произвольной формы, если были какие- то перерасчеты за месяц Каждый месяц отдельно прошиваю. Мне удобно.
Документы по зар. плате как и документы ОК хранятся 75 лет и подшивают их архивные работники ( мы нанимали женщину из архива). По зар. плате сшиваются лицевые счета ( аналогия листочков для работников). Если в другом виде распечатываете зар. плату, то это расчетно- платежные ведомости, т. е. документы, содержащие всю информацию о начисленной и удержанной зар. плате по каждому работнику. Их сшивают по участкам ( цехам, отделам) и по годам ( желательно в картонные папки) с описью содержимого. Это так называемый архив предприятия. А штатные расписания, приказы по зар. плате, табели, наряды, б/ листы и прочее ( первичка) хранятся лет 5 и нужны лишь для проверок ( срок хранения — срок возможных проверок). Первичку подшивайте и храните так как Вам удобно ( какой документооборот). Например, больничные листы и все что относится к пособиям ФСС — в папке ФСС.
В течении трех лет храните все документы по начислению зарплаты.
вопрос не дописан, ну и ладно. я за год пишу реестр ВСЕХ документов, которые входили в расчет зп, подшиваю все, и убираю. у меня это: табель, начисление % менеджерам, распоряжение о выплате премий, Т60 или 61об отпусках, больничные, ну, в общем все, что касается оплаты труда, ведомости начислений.
Расскажите пожалуйста все об учете, оплате и хранении больничных листов на предприятии? О порядке возмещения страх сумм От души!
Хранение больничных листов имеет свои особенности. Ведь не только аккуратное заполнение этого документа влияет на возможность получить возмещение из Фонда социального страхования. Итак, главные моменты в хранении больничных листов были закреплены в Положении о документообороте. Больничный лист должен храниться вместе с расчетом пособия, оформленным на отдельном литке бумаги. Об этом говорится в пункте 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности. Ведь расчет является неотъемлемой частью больничного листа. В процессе хранения больничных листов специалисты ФСС не рекомендуют делать на них отверстия для скоросшивателей. Очень часто отверстия попадают на важную часть документа, после чего он становится уже не пригодным для идентификации специалистами фонда. Напомним, что в случае механического повреждения документа, работодатель должен получить его дубликат. Поэтому скреплять стиплером, сшивать в углу и дырявить канцелярскими принадлежностями не стоит. В идеале хранение больничных листов и расчетов лучше осуществлять в отдельном прозрачном файле. Срок хранения листка нетрудоспособности равняется пяти годам. Об этом говорится в статье 17 Федерального закона № 129- ФЗ « О бухгалтерском учете».
Копии документов для возмещения от ФСС Подскажите, пожалуйста! Нужно ли копии документов для возмещения больничных и пособий от ФСС сшивать вместе и заверять у ген. дир или надо каждую копию по отдельности заверить?
Позвоните в свой ФСС и узнайте у них их требования. Не то, что бы у каждого ФСС свои требования — а чуть ли ни у каждого куратора, я бы сказала. По своей организации каждый квартал сдаю оригиналы, ничего не копиру. Но сдаю абсолютно каждый ( все документы) документ за квартал. Потом, после проверки, ФСС все документы возвращает мне обратно. Наверное делают это для того, что бы не утонуть в макулатуре.
По идее — каждую отдельно. У нас вообще не просят заверять, просто ксерим.
Документы, необходимые при каждом обращении Заявление с указанием банковских реквизитов и суммы возмещения в 2- х экземплярах. ( Один экземпляр возвращается обратившемуся со штампом Филиала и подписью лица, принявшего документы. ) Расчетная ведомость по форме 4- ФСС с указанием номера обращения за выделением средств. Все копии документов должны быть заверены подписью и печатью. Пособие по временной нетрудоспособности Копия листка нетрудоспособности. Копия справки о расчете пособия ( приложение № 1). Копия трудовой книжки ( для работодателя — ИП). При непроизводственных травмах копия объяснительной, при каких условиях получена травма. Документы, необходимые при каждом обращении.