В любой организации ведется документация, и ей необходимо обеспечивать сохранность. Некоторые бумаги приходится хранить в физическом виде, не переводя в облако. А еще не от всех документов можно избавляться, и тогда возникает проблема их систематизации и хранения. Чтобы решить вопрос, обращайтесь на https://www.archivarius.ru, где вам предложат соответствующие услуги. Но что же нужно знать об архивах и их разновидностях?
Какие документы организации требуется хранить
У каждой организации есть документальный фонд, куда входит следующие документы:
- Постоянного хранения;
- По личному составу;
- Временных сроков хранения.
Каждая организация должна систематизировать и хранить документы с учетом существующих норм. Но часто оказывается, что никто из сотрудников не обладает достаточной компетенцией в вопросе. Да и других задач, более актуальных, хватает, поэтому хранение документов и их систематизация оставляют желать лучшего. Если же надо поднять старые бумаги, это становится настоящей проблемой. В этих случаях и обращаются к специализированным фирмам, которые берут на себя все хлопоты.
Согласно закону, некоторые документы необходимо хранить минимум 10 лет. В результате их объем становится очень большим, при этом бумаги нужно комплектовать, учитывать, систематизировать. Вместо того чтобы привлекать к работе штатный персонал, лучше отдать задачи на аутсорсинг. Специалисты определят объем работы, часть бумаг отсканируют и переведут в электронную форму. А те, которые необходимо хранить в физическом виде, они упорядочат, обеспечив максимальную сохранность.
Как происходит хранение документов
Организация может самостоятельно хранить документы, для чего принимается внутренний акт. В тексте, утвержденном руководителем, регламентируется:
- Виды документов, подлежащих хранению;
- Порядок учета и регистрации;
- Сроки хранения;
- Меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность;
- Порядок выдачи;
- Другие вопросы.
Организации также поручают ведение собственного архива государственному или частному архиву. Они заключают договор хранения, где указываются сроки, после чего все хлопоты берет на себя поставщик услуги. Он обеспечивает и санитарно-гигиенический режим, необходимый для сбережения бумаг.
Важно, чтобы архивные помещения содержались в чистоте: условия должны исключать риск появления плесени, насекомых, грызунов и пыли. Не обойтись и без правильной циркуляции воздуха, поскольку непроветриваемые зоны опасны в санитарно-биологическом отношении. Не реже раза в год проводится тщательная влажная уборка, обрабатываются полы, плинтусы, подоконники.
В целом создание и хранение архива требуют немалых усилий, поэтому есть смысл поручить их специализированным организациям.
