Перечень операций, входящих в состав услуги аутсорсинга кадрового учета

Все больше предпринимателей выбирают аутсорсинг кадрового администрирования, т.е. передают функции HR-отдела сторонней специализированной организации (провайдеру). Чтобы правильно выбрать исполнителя и составить юридически грамотный договор, заказчику нужно знать перечень входящих в услугу операций

аутсорс

Что входит в кадровый аутсорсинг

Во избежание недоразумений в будущем и с целью разграничения ответственности в договоре детально расписывают обязанности провайдера.

В стандартный набор входят следующие операции:

  • заключение и расторжение трудовых договоров;
  • заполнение трудовых книжек;
  • составление приказов всех типов, писем, уведомлений;
  • оформление командировок, отпусков (основного, дополнительного, учебного, декретного и т.д.), отгулов, больничных и прогулов;
  • профилактика трудовых споров;
  • выдача справок с места работы и других документов по запросу работника – заверенной копии трудовой книжки, , копий приказов о зачислении в штат или переводе на другую должность и т.д.;
  • заполнение листка нетрудоспособности;
  • организация службы охраны труда и управление ее деятельностью;
  • составление и своевременная сдача отчетов – СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-Стаж;
  • юридическое консультирование по трудовому праву, в т.ч. помощь в решении трудовых споров;
  • взаимодействие с миграционной службой и контроль сроков действия патентов (если в штате есть работники-иностранцы);
  • оформление СНИЛС;
  • выявление потребности предприятия в сотрудниках той или иной специальности с последующим информированием заказчика;
  • проведение мероприятий, способствующих сплочению коллектива и адаптации в нем новых сотрудников;
  • формирование кадрового резерва;
  • планирование перемещений и переводов работников на новые должности с учетом стратегии развития предприятия;
  • хранение документов в офисе провайдера;
  • ежегодный сплошной аудит процесса обслуживания и документов, изданных с момента подписания договора.

Также сюда входит документальное оформление:

  • поощрения работника или применения дисциплинарного взыскания, в т.ч. с удержанием из зарплаты;
  • оформление любых изменений в трудовом договоре: повышения оклада, перевода на другую должность или в иную структурную единицу, изменения режима работы, пр.;
  • оформление привлечения сотрудника к сверхурочной работе или работе в выходной/праздничный день;
  • составление графика отпусков;
  • подготовка штатного расписания.

Кроме перечисленного, функции кадрового администрирования могут включать разработку и внедрение на предприятиях заказчика:

  • должностных инструкций
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • положений об оплате труда и премировании;
  • положений о командировках;
  • других локально-нормативных актов организации;
  • договоры о материальной ответственности.

Аутсорсинговая кадровая служба ведет такие документы:

  • личные дела;
  • журналы движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • табели учета рабочего времени.

Если на предприятии работают военнообязанные, провайдер дополнительно осуществляет:

  • постановку на воинский учет;
  • составление документов по ведению воинского учета;
  • настройку взаимодействия с военным комиссариатом.

Причины популярности кадрового аутсорсинга

HR-администрирование характеризуется большой трудоемкостью. Но кроме этого стоит отметить еще и потребность в грамотных специалистах. Сфера регулируется трудовым законодательством и нормативно-правовыми актами за нарушение какого-либо из них, в т.ч. и непреднамеренное, полагаются штрафы.

ноут

Чтобы избежать таких ситуаций, кадровик должен быть настоящим профессионалом: разбираться в профильном и смежном законодательстве, следить за изменениями в нем, мониторить новшества в сфере программного обеспечения.

Сотрудничество с провайдером дает и дополнительные преимущества:

  • сокращение затрат: внешнее HR-обслуживание может обходиться дешевле, чем содержание большого отдела кадров;
  • бесперебойное обслуживание: аутсорсер не уволится, не уйдет в отпуск, в декрет или на больничный;
  • сокращение штата в целях сохранения права платить налоги по упрощенной схеме;
  • снижение размера налога на прибыль и НДС по той причине, что оплата труда HR-службы переходит в разряд расходов;
  • уменьшение административной нагрузки: не нужно искать специалистов по кадровому менеджменту, разрабатывать для них систему мотивации, обучать и т.д.;
  • перенос ответственности: за все допущенные ошибки и несоблюдение законов расплачивается провайдер.

Разумеется, выгодным будет только сотрудничество с добросовестным и ответственным аутсорсером, дорожащим своей репутацией. К таковым относится компания Talent Pool (talentpool.ru).

Организация сотрудничества с аутсорсером

В штате компании-заказчика выделяют 1 сотрудника и наделяют его полномочиями связного (СВ). Обычно это секретарь.

пример

Для примера рассмотрим процедуру приема сотрудника на работу:

  1. Кандидат приходит к СВ с заявлением и всеми необходимыми документами.
  2. СВ запрашивает у руководителя информацию о будущей должности работника, режиме работы и пр.
  3. Сканирует документы и отправляет их провайдеру вместе с полученными от руководства сведениями.
  4. Там оформляют приказ о приеме на работу, личную карточку и должностную инструкцию; затем отправляют все это СВ.
  5. СВ под роспись знакомит работника с внутренними нормативами, затем сканирует лист ознакомления и отправляет провайдеру.
  6. СВ относит документы на подпись руководителю и ставит на них печать, потом тоже сканирует и отправляет аутсорсеру.
  7. Там делают запись в трудовой книжке и журнале регистрации движения трудовых книжек.
  8. СВ выдает работнику его экземпляры трудового договора и должностной инструкции.

Приказ о приеме на работу СВ подшивает в папку с кадровыми документами; личную карточку и полученные от работника документы – в его личное дело.

🟠 Введите свой вопрос в форму связи с бесплатным юристом

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector