Все больше предпринимателей выбирают аутсорсинг кадрового администрирования, т.е. передают функции HR-отдела сторонней специализированной организации (провайдеру). Чтобы правильно выбрать исполнителя и составить юридически грамотный договор, заказчику нужно знать перечень входящих в услугу операций
Что входит в кадровый аутсорсинг
Во избежание недоразумений в будущем и с целью разграничения ответственности в договоре детально расписывают обязанности провайдера.
В стандартный набор входят следующие операции:
- заключение и расторжение трудовых договоров;
- заполнение трудовых книжек;
- составление приказов всех типов, писем, уведомлений;
- оформление командировок, отпусков (основного, дополнительного, учебного, декретного и т.д.), отгулов, больничных и прогулов;
- профилактика трудовых споров;
- выдача справок с места работы и других документов по запросу работника – заверенной копии трудовой книжки, , копий приказов о зачислении в штат или переводе на другую должность и т.д.;
- заполнение листка нетрудоспособности;
- организация службы охраны труда и управление ее деятельностью;
- составление и своевременная сдача отчетов – СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-Стаж;
- юридическое консультирование по трудовому праву, в т.ч. помощь в решении трудовых споров;
- взаимодействие с миграционной службой и контроль сроков действия патентов (если в штате есть работники-иностранцы);
- оформление СНИЛС;
- выявление потребности предприятия в сотрудниках той или иной специальности с последующим информированием заказчика;
- проведение мероприятий, способствующих сплочению коллектива и адаптации в нем новых сотрудников;
- формирование кадрового резерва;
- планирование перемещений и переводов работников на новые должности с учетом стратегии развития предприятия;
- хранение документов в офисе провайдера;
- ежегодный сплошной аудит процесса обслуживания и документов, изданных с момента подписания договора.
Также сюда входит документальное оформление:
- поощрения работника или применения дисциплинарного взыскания, в т.ч. с удержанием из зарплаты;
- оформление любых изменений в трудовом договоре: повышения оклада, перевода на другую должность или в иную структурную единицу, изменения режима работы, пр.;
- оформление привлечения сотрудника к сверхурочной работе или работе в выходной/праздничный день;
- составление графика отпусков;
- подготовка штатного расписания.
Кроме перечисленного, функции кадрового администрирования могут включать разработку и внедрение на предприятиях заказчика:
- должностных инструкций
- правил внутреннего трудового распорядка;
- положений об оплате труда и премировании;
- положений о командировках;
- других локально-нормативных актов организации;
- договоры о материальной ответственности.
Аутсорсинговая кадровая служба ведет такие документы:
- личные дела;
- журналы движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- табели учета рабочего времени.
Если на предприятии работают военнообязанные, провайдер дополнительно осуществляет:
- постановку на воинский учет;
- составление документов по ведению воинского учета;
- настройку взаимодействия с военным комиссариатом.
Причины популярности кадрового аутсорсинга
HR-администрирование характеризуется большой трудоемкостью. Но кроме этого стоит отметить еще и потребность в грамотных специалистах. Сфера регулируется трудовым законодательством и нормативно-правовыми актами за нарушение какого-либо из них, в т.ч. и непреднамеренное, полагаются штрафы.
Чтобы избежать таких ситуаций, кадровик должен быть настоящим профессионалом: разбираться в профильном и смежном законодательстве, следить за изменениями в нем, мониторить новшества в сфере программного обеспечения.
Сотрудничество с провайдером дает и дополнительные преимущества:
- сокращение затрат: внешнее HR-обслуживание может обходиться дешевле, чем содержание большого отдела кадров;
- бесперебойное обслуживание: аутсорсер не уволится, не уйдет в отпуск, в декрет или на больничный;
- сокращение штата в целях сохранения права платить налоги по упрощенной схеме;
- снижение размера налога на прибыль и НДС по той причине, что оплата труда HR-службы переходит в разряд расходов;
- уменьшение административной нагрузки: не нужно искать специалистов по кадровому менеджменту, разрабатывать для них систему мотивации, обучать и т.д.;
- перенос ответственности: за все допущенные ошибки и несоблюдение законов расплачивается провайдер.
Разумеется, выгодным будет только сотрудничество с добросовестным и ответственным аутсорсером, дорожащим своей репутацией. К таковым относится компания Talent Pool (talentpool.ru).
Организация сотрудничества с аутсорсером
В штате компании-заказчика выделяют 1 сотрудника и наделяют его полномочиями связного (СВ). Обычно это секретарь.
Для примера рассмотрим процедуру приема сотрудника на работу:
- Кандидат приходит к СВ с заявлением и всеми необходимыми документами.
- СВ запрашивает у руководителя информацию о будущей должности работника, режиме работы и пр.
- Сканирует документы и отправляет их провайдеру вместе с полученными от руководства сведениями.
- Там оформляют приказ о приеме на работу, личную карточку и должностную инструкцию; затем отправляют все это СВ.
- СВ под роспись знакомит работника с внутренними нормативами, затем сканирует лист ознакомления и отправляет провайдеру.
- СВ относит документы на подпись руководителю и ставит на них печать, потом тоже сканирует и отправляет аутсорсеру.
- Там делают запись в трудовой книжке и журнале регистрации движения трудовых книжек.
- СВ выдает работнику его экземпляры трудового договора и должностной инструкции.
Приказ о приеме на работу СВ подшивает в папку с кадровыми документами; личную карточку и полученные от работника документы – в его личное дело.