Личные Дела Уволенных Сотрудников: Срок И Порядок Хранения — Трудовая Помощь

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учетом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесенной информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Сроки хранения личных дел работников

Статьи по теме

Какие сроки хранение личных дел установлены нормативными актами и от чего зависит срок, расскажем в статье. Скачайте образцы документов и полезные таблицы со сроками хранения.

Чем определяется срок хранения личных дел сотрудников

Деятельность организаций всех форм собственности сопровождается и подтверждается документами. Кадровый учет ведут все предприятия, где используется наемный труд, подтверждаемый трудовыми договорами.

Документы по личному составу подшиваются в именную папку — «Личное дело».

Закон обязывает вести личные дела только в отношении военнослужащих и сотрудников, состоящих на государственной и муниципальной службе.

Коммерческие предприятия вправе сами решать, будут ли личные дела включены в кадровую политику организации. Личное дело — удобная форма кадрового учета, ее используют почти все предприятия, независимо от формы собственности.

Личное дело создается при трудоустройстве нового сотрудника. Впоследствии личное дело пополняется документами, которые сопровождают трудовую деятельность работника в компании.

После того, как трудовой договор с работником расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, зависит от:

• даты окончания производства по делу,
• того, относится ли должность работника к категории «руководитель».

Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно.

Нормативно-правовая база

Срок хранения личных дел работников определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее — Перечень №558. Регламент утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

На все вопросы, касающиеся формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников вам ответят эксперты «Системы Кадры». Узнайте о том, из каких документов формируется личное дело и как не получить крупный штраф.

Текущее хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

До того, как сотрудник будет уволен, его личное дело находится «в работе». В папку подшиваются все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, в том числе:

• медицинские заключения и справки, подтверждающие факт прохождения обязательных осмотров;
• дополнительные соглашения;
• заявления и объяснительные записки;
• служебные и докладные записки от непосредственного руководителя;
• копии приказов о награждениях, переводах и перемещениях;
• материалы оценочных и аттестационных мероприятий;
• акты приема-передачи личных дел служащих, переводимых на другую работу и пр.

Руководитель обязан не только организовать хранение личных дел сотрудников в отделе кадров, но и обеспечить сохранность документов.

Что говорит закон об оперативном хранении личных дел

Оперативное хранение личных дел осуществляется в соответствии требованиями, которые установлены:

• ФЗ 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Росархива от 06.02.2002.

Как хранить документы в кадровой службе?

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Как хранить личные дела уволенных сотрудников, работодатель определяет сам в соответствии с требованиями законодательства и устанавливает регламент внутренним нормативным актом. После ухода работника его личное дело передается для дальнейшего хранения в архив предприятия.

Личные дела уволенных сотрудников имеют личные сроки хранения. Сроки определяют по Перечню № 558 и обязательно указывают на обложке досье. Оно, хоть и формируется из разных документов, классифицируется как одна единица хранения. В общем случае все бумаги, подшитые в папку, имеют единый срок хранения.

Если архивного подразделения в организации нет, первое время хранение личных дел уволенных сотрудников продолжает кадровая служба. Сотрудники службы подготавливают дела и передают их в государственный или муниципальный архив.

В таблице показано, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в соответствии со строкой 656 Перечня № 558.

Таблица. Срок хранения личных дел уволенных работников

Законченные делопроизводством до 1 января 2003 года

Законченные делопроизводством после 1 января 2003 года

Скомплектованные в органах государственной, муниципальной властей и организациях-источниках комплектования госархивов
75 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

50 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)
Скомплектованные в государственных и муниципальных архивах, переданные на хранение из ликвидированных организаций всех форм собственности

75 лет с даты поступления
(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

50 лет с даты поступления
(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

Сформированные в иных организациях
75 лет с даты создания

50 лет с даты создания
Скомплектованные в организациях всех форм собственности

Важно! Личные дела, сформированные в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся 75 лет. Независимо от даты создания.

С какого момента исчисляется срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Отсчет срока хранения личных дел работников, уволенных из организации, начинается с 1 января года, следующего за тем, когда дело было закрыто.

Если сотрудник был уволен в 2018 году, исчисление срока хранения дела начните с 1 января 2024 года. Независимо от того, в каком месяце был расторгнут трудовой договор.

Какие документы личного дела имеют постоянный срок хранения

Перечнем № 558 оговорен ряд документов, имеющих постоянный срок хранения, несмотря на то, что подшиты в папки, имеющие срок хранения 50 или 75 лет. В таблице приведены документы, включаемые в личные дела рядовых государственных гражданских и муниципальных служащих, имеющие постоянный срок хранения.

Таблица. Документы, которые хранятся постоянно

№ строки Перечня №558

Протоколы заседаний конкурсных комиссий, рассматривающих вопрос замещения или избрания на должность, включения в кадровый резерв, а также прилагаемые к ним справки, характеристики и пр.

Протоколы заседаний комиссий по урегулированию конфликтных ситуаций или по вопросам соблюдения требований к служебному поведению
Объяснительные и служебные записки, протоколы и заявления о фактах склонения служащего к нарушению антикоррупционного законодательства

Объяснительные и служебные записки, заключения о служебных проверках
Представления, характеристики, протоколы о представлении к награждению — государственным и ведомственным премиям, званиям, наградам

Важно! Оценочные листы, анкеты, вопросники и тесты, которыми определялась профессиональная компетенция сотрудника, имеют постоянный срок хранения (стр. 701 Перечня).

Срок хранения личных дел работников зависит от даты окончания дела и уровня должности. Ряд документов, включаемых в личное дело с ограниченным сроком хранения, должны храниться постоянно.

Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

• 75 лет — для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
• 50 лет — для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
• 75 лет — для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
• 75 лет — для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
• 5 лет — для характеристик и резюме специалистов.
• 75 лет — для данных о вопросах реабилитации.
• 3 года — для документов о лицах, не принятых на работу.
• 75 лет — для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
• 5 лет — для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
• 75 лет — для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
• 75 лет — для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Бизнесобзор рекомендует прочитать:

• Справку О Смерти Кто Выдает
• Отпуск По Совместительству И Основному Месту Работы — Советы Экспертов
• Как Уволить Сотрудника Без Последствий Для Компании: 5 Способов — Трудовая Помощь
• Оценка Машины Для Вступления В Наследство
• Увольнение Сотрудника В Связи С Переездом, Статья 80 Тк Рф — Трудовая Помощь