Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нем заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.
Сроки хранения личных дел работников
Статьи по теме
Какие сроки хранение личных дел установлены нормативными актами и от чего зависит срок, расскажем в статье. Скачайте образцы документов и полезные таблицы со сроками хранения.
Чем определяется срок хранения личных дел сотрудников
Деятельность организаций всех форм собственности сопровождается и подтверждается документами. Кадровый учет ведут все предприятия, где используется наемный труд, подтверждаемый трудовыми договорами.
Документы по личному составу подшиваются в именную папку — «Личное дело».
Закон обязывает вести личные дела только в отношении военнослужащих и сотрудников, состоящих на государственной и муниципальной службе.
Коммерческие предприятия вправе сами решать, будут ли личные дела включены в кадровую политику организации. Личное дело — удобная форма кадрового учета, ее используют почти все предприятия, независимо от формы собственности.
Личное дело создается при трудоустройстве нового сотрудника. Впоследствии личное дело пополняется документами, которые сопровождают трудовую деятельность работника в компании.
После того, как трудовой договор с работником расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, зависит от:
- даты окончания производства по делу,
- того, относится ли должность работника к категории «руководитель».
Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно.
Нормативно-правовая база
Срок хранения личных дел работников определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее — Перечень №558. Регламент утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
На все вопросы, касающиеся формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников вам ответят эксперты «Системы Кадры». Узнайте о том, из каких документов формируется личное дело и как не получить крупный штраф.
Текущее хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
До того, как сотрудник будет уволен, его личное дело находится «в работе». В папку подшиваются все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, в том числе:
- медицинские заключения и справки, подтверждающие факт прохождения обязательных осмотров;
- дополнительные соглашения;
- заявления и объяснительные записки;
- служебные и докладные записки от непосредственного руководителя;
- копии приказов о награждениях, переводах и перемещениях;
- материалы оценочных и аттестационных мероприятий;
- акты приема-передачи личных дел служащих, переводимых на другую работу и пр.
Руководитель обязан не только организовать хранение личных дел сотрудников в отделе кадров, но и обеспечить сохранность документов.
Что говорит закон об оперативном хранении личных дел
Оперативное хранение личных дел осуществляется в соответствии требованиями, которые установлены:
- ФЗ 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Росархива от 06.02.2002.
Как хранить документы в кадровой службе?
Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
Как хранить личные дела уволенных сотрудников, работодатель определяет сам в соответствии с требованиями законодательства и устанавливает регламент внутренним нормативным актом. После ухода работника его личное дело передается для дальнейшего хранения в архив предприятия.
Личные дела уволенных сотрудников имеют личные сроки хранения. Сроки определяют по Перечню № 558 и обязательно указывают на обложке досье. Оно, хоть и формируется из разных документов, классифицируется как одна единица хранения. В общем случае все бумаги, подшитые в папку, имеют единый срок хранения.
Если архивного подразделения в организации нет, первое время хранение личных дел уволенных сотрудников продолжает кадровая служба. Сотрудники службы подготавливают дела и передают их в государственный или муниципальный архив.
В таблице показано, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в соответствии со строкой 656 Перечня № 558.
Таблица. Срок хранения личных дел уволенных работников
Законченные делопроизводством до 1 января 2003 года
Законченные делопроизводством после 1 января 2003 года
Скомплектованные в органах государственной, муниципальной властей и организациях-источниках комплектования госархивов
75 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)
50 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)
Скомплектованные в государственных и муниципальных архивах, переданные на хранение из ликвидированных организаций всех форм собственности
75 лет с даты поступления
(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)
50 лет с даты поступления
(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)
Сформированные в иных организациях
75 лет с даты создания
50 лет с даты создания
Скомплектованные в организациях всех форм собственности
Важно! Личные дела, сформированные в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся 75 лет. Независимо от даты создания.
С какого момента исчисляется срок хранения личных дел уволенных сотрудников
Отсчет срока хранения личных дел работников, уволенных из организации, начинается с 1 января года, следующего за тем, когда дело было закрыто.
Если сотрудник был уволен в 2018 году, исчисление срока хранения дела начните с 1 января 2024 года. Независимо от того, в каком месяце был расторгнут трудовой договор.
Какие документы личного дела имеют постоянный срок хранения
Перечнем № 558 оговорен ряд документов, имеющих постоянный срок хранения, несмотря на то, что подшиты в папки, имеющие срок хранения 50 или 75 лет. В таблице приведены документы, включаемые в личные дела рядовых государственных гражданских и муниципальных служащих, имеющие постоянный срок хранения.
Таблица. Документы, которые хранятся постоянно
№ строки Перечня №558
Протоколы заседаний конкурсных комиссий, рассматривающих вопрос замещения или избрания на должность, включения в кадровый резерв, а также прилагаемые к ним справки, характеристики и пр.
Протоколы заседаний комиссий по урегулированию конфликтных ситуаций или по вопросам соблюдения требований к служебному поведению
Объяснительные и служебные записки, протоколы и заявления о фактах склонения служащего к нарушению антикоррупционного законодательства
Объяснительные и служебные записки, заключения о служебных проверках
Представления, характеристики, протоколы о представлении к награждению — государственным и ведомственным премиям, званиям, наградам
Важно! Оценочные листы, анкеты, вопросники и тесты, которыми определялась профессиональная компетенция сотрудника, имеют постоянный срок хранения (стр. 701 Перечня).
Срок хранения личных дел работников зависит от даты окончания дела и уровня должности. Ряд документов, включаемых в личное дело с ограниченным сроком хранения, должны храниться постоянно.
Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:
- 75 лет — для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
- 50 лет — для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
- 75 лет — для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
- 75 лет — для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
- 5 лет — для характеристик и резюме специалистов.
- 75 лет — для данных о вопросах реабилитации.
- 3 года — для документов о лицах, не принятых на работу.
- 75 лет — для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
- 5 лет — для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
- 75 лет — для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
- 75 лет — для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).
Бизнесобзор рекомендует прочитать:
- Справку О Смерти Кто Выдает
- Отпуск По Совместительству И Основному Месту Работы — Советы Экспертов
- Как Уволить Сотрудника Без Последствий Для Компании: 5 Способов — Трудовая Помощь
- Оценка Машины Для Вступления В Наследство
- Увольнение Сотрудника В Связи С Переездом, Статья 80 Тк Рф — Трудовая Помощь
Сколько времени нужно хранить личные дела сотрудников? ООО
Кадровые документы Сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ( утвержден Росархивом 06. 10. 2000). Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов. Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких- либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т. п. Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно « всего» 50 лет. Как хранить личные дела В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. Документы личного дела подшиваются на четыре ( три) прокола в твердую обложку из картона ( скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать ( переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов.
В разделе 8. 1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т- 2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Как правильно хранить личное дело уволенных работников? Нужно ли указывать на л. д. срок хранения? Подскажите пожалуйста. Всем спасибо!
Дамира, года четыре назад занимаясь трудовым спором, мне довелось ознакомиться с неким док. , регламентирующим порядок и срок хранения. Срок- 5 лет. Об этом ставьте в известность работников при увольнении.
Утверждаю Руководитель Федеральной архивной службы России В. П. КОЗЛОВ 6 октября 2000 года ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ п. 337 Личные дела хранятся 75 лет. — со дня увольнения. На личном деле срок хранения не указываю. Пока ни одна проверка ничего не сказала. А при сдаче в архив ( если сдаете) то нужно.
Личное дело на предприятии храниться 3 года, а затем сдается в архив.
Личные дела работников хранятся 75 лет. На предприятии по- моему хранятся 2 года, затем передаются в архив. Лучше позвоните в городской архив и проконсультируйтесь.
Личные дела уволенных сотрудников хранятся 75 лет? Или 75 лет минус возвраст данного сотрудника? Всем спасибо!
Личные дела хранятся в архиве организации — 75 лет, у работника — пожизненно.
последний раз сдавала в архив документы, там у них изменения. Теперь 60 лет.
Срок хранения всех документов по личному составу 75 лет и ничего вычитать не надо.