Воздух должен быть достаточно сухим во избежание скорой порчи бумаги. Помещение не должно содержать пожароопасных элементов.
Сколько Хранится Личное Дело Сотрудника После Увольнения
Информация носит персональный характер, поэтому нужно обеспечить неразглашение этих данных и защиту в соответствии Законом №152 от 27.06.2006 и гл.14 ТК РФ.
Как правило, под указанные критерии подходят металлические шкафы, сейфы, закрывающиеся на замок. Хорошо, если помещение или сейф будет не только закрываться, но и пломбироваться. Это дополнительно повысит сохранность документации.
Коммерческие организации решают вопрос о необходимости ведения самостоятельно, чаще всего оформляют подобные папки для руководящего персонала.
Условия хранения
Процедура закрытия
Сколько лет хранятся после увольнения?
Если в личном деле содержатся документы разного срока хранения, то хранить нужно на протяжении более длительного периода.
Архивация и решение вопроса, где должны храниться личные дела сотрудников, возложены на сотрудников отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все готовят дела к архивации).
Сколько Хранится Личное Дело Сотрудника После Увольнения
По истечении срока хранения бумаги уничтожают — в порядке, предусмотренном в организации.
Для госслужащих список содержания дела регламентируется п. 16 Положения, утвержденного Указом Президента РФ №609 от 30.05.2005.
Так брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают:
Состав
Образец описи
Доступ к персональным данным
Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет за собой наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):
- наименование предприятия;
- порядковый номер;
- структурное подразделение;
- Ф. И. О. работника;
- день заведения дела;
- дата закрытия документа — на основании приказа об увольнении;
- число подшитых листов — целесообразно вписывать на момент сдачи в архив;
- период хранения папки.
Сколько Хранится Личное Дело Сотрудника После Увольнения
По истечении обозначенного законом периода в отношении дела уволенного работника проводится экспертиза, устанавливающая его ценность. В результате принимается решение — оставить папку или уничтожить.
Перед отправкой на хранение важно проверить целостность дела, наличие всех представленных во внутренней описи бумаг. При утрате каких-либо документов об этом следует уведомить правообладателя.
Формирование персонального дела сотрудника начинается при поступлении его на работу в организацию. После подписания трудового договора на гражданина заводится папка, на титульном листе прописываются:
Как правильно оформить: порядок формирования
Что делать с бумагами после увольнения?
Хранятся ли досье на уволившихся работников?
Личные карточки (форма Т-2) в состав дела не входят, их хранят отдельно. Не рекомендуется без надобности вкладывать копии личных документов работника в личное дело (паспорта, ИНН, СНИЛС и так далее). Их сбор разрешен только после официального согласия сотрудника на обработку персональных сведений.
