Топливные карты – это удобный способ оплаты бензина, который наиболее актуален для корпоративных клиентов АЗС. Карточки значительно облегчают не только процесс оплаты, но и контроля транспортных средств, а также бухгалтерский учет. Рассмотрим подробнее закрепление топливных карт за водителями.
Способы закрепления карточки за сотрудником
Руководство компании решает, в зависимости, от собственных предпочтений и условий работы, каким образом выдавать карты. Однако бухгалтерам рекомендуется высказывать свои пожелания. Принято считать неудобным вариант, когда дисконт не закрепляется за конкретным лицом, а затем выдается в случае необходимости любому работнику. В такой ситуации возникают трудности с тем, кому нужно отчитаться по карточке ежемесячно.
Рекомендуется закрепить дисконт за конкретным шофером, который и будет заниматься составлением отчета. Хотя сегодня отчетность часто можно посмотреть в режиме онлайн, это не единственное преимущество для бухгалтера.
Закрепление дисконта позволяет выдать его всего раз, а затем потребовать обратно только на время отпуска работника или при его увольнении.
Как закрепить карту за водителем
В соответствии с общепринятым порядком топливные карточки хранят в бухгалтерии и выдают по приказу руководства. Основные карты или, как их называют, топливный склад, никому не выдают. Карточки считаются владением фирмы.
С основных счетов дистанционным способом перечисляют деньги для покупки горюче-смазочных материалов. Затем средства перебрасывают на персональные карточки.
В ситуации, когда требуется использование дисконта одним и тем же сотрудником, его закрепляют за ним. Для этого соответствующую информацию прописывают в приказе.
Распоряжения о закреплении карточек за конкретным лицом составляются в произвольном виде. Чтобы удобнее контролировать расходы и учитывать их рекомендуют вести специальный журнал для фиксации передачи пластиковых дисконтов водителям, а также их возврата.
В журнале записывают стандартные сведения, а именно:
- Фамилия водителя.
- Марка, государственный номер машины.
- Номер пластиковой карточки.
- Разновидность топлива для заправки.
- Дата выдачи или возврата.
- Подпись шофера.
Персонализация дисконтов
Часто, заключая договор с АЗС, клиенты уточняют возможность закрепления карточки за шофером или автомобилем. Как правило, менеджеры утверждают, что это можно сделать. Однако в ряде случаев заказчики и менеджеры имеют в виду разные процедуры.
Для клиента необходимо, чтобы по карточке заправлялся только его шофер на определенном транспортном средстве. Менеджер АЗС подразумевает то, что в предоставляемых отчетах процессинговым фирмам возле номера карточки будет стоять фамилия и имя водители (или номер машины).
По карточкам часто может купить топливо любой человек на совершенно любом ТС, если он будет знать PIN-код. Поэтому предпочтительнее заключать договор тогда, когда есть возможность эмбоссирования машины по карточке.
Эмбоссированием называют способ персонализации пластиковой карточки, когда с помощью оборудования под названием «эмбоссер» на лицевой стороне дисконта выдавливают ФИО его владельца, а еще номер и срок действия.
В заключение
Для удобства использования дисконта и быстрого ведения бухгалтерских отчетов рекомендуется закреплять их за конкретными водителями. Есть различные способы для физических и юридических лиц. Кроме документального закрепления, доступна персонализация пластикового дисконта.
Можно ли передать топливную карту организации которая нам оказывает транспортные услуги? Заранее спасибо!
Если между вами и организацией заключен договор пользования данной картой, то необходимо посмотреть не предусмотрено ли такое условие в договоре. Если же нет, то желательно написать письменной заявление в организацию которая Вам предоставила топливную карту, с просьбой о разрешении передать данную топливную карту в транспортную организацию. А вообще это мало кто делает, мы например пользуемся такой картой, и ни каких проблем.
Передать ( физически) можно много чего. Вам необходимо лучше сформулировать вопрос — что такое транспортная карта? Вы хотите проссто передать, т. е. заключить договор дарения или же продать, т. е.
Обязательно ли прикладывать чеки к путевым листам, если водители заправляются по топливной карте причем в конце месяца организация выдает счет- фактуру. накладную и расшифровку ежедневную расхода бензина по топливным картам за месяц
Нашу налоговую вполне устраивает расшифровка по ГСМ.
Обязательно. Нужно подтвердить документально факт расходования средств на карте.
Чеки являются документом, подтверждающим оплату за ГСМ с фирмой, реализующей ГСМ. А ка вы тогда » закроете» кредит. задолженность по приобретению ГСМ? Да и по правилам документооборота чеки за приобретенные гсм приклеиваются к пут. листам.
Могу ли я списать по авансому отчету бензин, который сотрудник оплатил лично картой. . . Всем спасибо!
Для этого он должен сдать чек ( как наличными деньгами).
По авансовому отчету можно списывать только те расходы, на которые есть оправдательные документы. А что есть у вас? Если есть чек АЗС или приходный ордер, пожалуйста списывайте. Если этих документов нет, то принять к списанию вы по разрешению руководителя можете, но не забудьте эти суммы отнести: — на 91. 2 счет и удержать НДФЛ из зарплаты работника; или — на затратный счет ( 23, 26, 25, 44), начислить ЕСН и удержать НДФЛ из зарплаты работника.
Нет. ГСМ надо сначала оприходовать на основании чека АЗС, определить задолженность перед сотрудником и лишь потом, на основании путевых листом списать ГСМ на расходы. Из личной практики: — проверяя одну контору, я в главной книге увидел по счету10- 3 » ГСМ» в одном из периодов кредитовое сальдо по этому счету на конец месяца. В ходе разбирательства была установленна причина- списание ГСМ произошло раньше, чем ГСМ был оприходован.
конечно. . а потом ему оформляете выдачу в подотчет денежных средств на данную сумму. . . он просто расчитался из своих средств, но для предприяти. . .
Вообще- то щас везде карточкой плотять, даже два раза сночало когда подежают, после берут чек и идут в нутарь, и там после тоже или деньгами или карточкой, пречины не нахожу.
Если » карта» — Вашей организации и » закреплена» за сотрудником, то Деньги организации. ЧЕК ( чек выдается в любом случае, даже если оплачено» топливной» картой), то здесь учет движения по » карте» надо обеспечить. А если рассчитался банковской картой личной — то смотри Ответ Людмилы. Вопрос несколько не корректно поставлен, поэтому? тут Кот » разбушевался.
Если в подотчет деньги не давали, то не можете. Можете возместить ему затраты по Распоряжению. руководителя с обоснованием расходов на » цели организации», которое издается согласно поданного этим работником Заявления и подтверждающих расходы документов.