Особенности закрепления топливных карт

Топливные карты – это удобный способ оплаты бензина, который наиболее актуален для корпоративных клиентов АЗС. Карточки значительно облегчают не только процесс оплаты, но и контроля транспортных средств, а также бухгалтерский учет. Рассмотрим подробнее закрепление топливных карт за водителями.

Способы закрепления карточки за сотрудником

Руководство компании решает, в зависимости, от собственных предпочтений и условий работы, каким образом выдавать карты. Однако бухгалтерам рекомендуется высказывать свои пожелания. Принято считать неудобным вариант, когда дисконт не закрепляется за конкретным лицом, а затем выдается в случае необходимости  любому работнику. В такой ситуации возникают трудности с тем, кому нужно отчитаться по карточке ежемесячно.

Рекомендуется закрепить дисконт за конкретным шофером, который и будет заниматься составлением отчета. Хотя сегодня отчетность часто можно посмотреть в режиме онлайн, это не единственное преимущество для бухгалтера.
Закрепление дисконта позволяет выдать его всего раз, а затем потребовать обратно только на время отпуска работника или при его увольнении.

Как закрепить карту за водителем

В соответствии с общепринятым порядком топливные карточки хранят в бухгалтерии и выдают по приказу руководства. Основные карты или, как их называют, топливный склад, никому не выдают. Карточки считаются владением фирмы.

С основных счетов дистанционным способом перечисляют деньги для покупки горюче-смазочных материалов. Затем средства перебрасывают на персональные карточки.

В ситуации, когда требуется использование дисконта одним и тем же сотрудником, его закрепляют за ним. Для этого соответствующую информацию прописывают в приказе.

Распоряжения о закреплении карточек за конкретным лицом составляются в произвольном виде. Чтобы удобнее контролировать расходы и учитывать их рекомендуют вести специальный журнал для фиксации передачи пластиковых дисконтов водителям, а также их возврата.

В журнале записывают стандартные сведения, а именно:

  1. Фамилия водителя.
  2. Марка, государственный номер машины.
  3. Номер пластиковой карточки.
  4. Разновидность топлива для заправки.
  5. Дата выдачи или возврата.
  6. Подпись шофера.

Персонализация дисконтов

Часто, заключая договор с АЗС, клиенты уточняют возможность закрепления карточки за шофером или автомобилем. Как правило, менеджеры утверждают, что это можно сделать. Однако в ряде случаев заказчики и менеджеры имеют в виду разные процедуры.

Для клиента необходимо, чтобы по карточке заправлялся только его шофер на определенном транспортном средстве. Менеджер АЗС подразумевает то, что в предоставляемых отчетах процессинговым фирмам возле номера карточки будет стоять фамилия и имя водители (или номер машины).

По карточкам часто может купить топливо любой человек на совершенно любом ТС, если он будет знать PIN-код. Поэтому предпочтительнее заключать договор тогда, когда есть возможность эмбоссирования машины по карточке.

Эмбоссированием называют способ персонализации пластиковой карточки, когда с помощью оборудования под названием «эмбоссер» на лицевой стороне дисконта выдавливают ФИО его владельца, а еще номер и срок действия.

В заключение

Для удобства использования дисконта и быстрого ведения бухгалтерских отчетов рекомендуется закреплять их  за конкретными водителями. Есть различные способы для физических и юридических лиц. Кроме документального закрепления, доступна персонализация пластикового дисконта.

Юридическая консультация бесплатно в режиме онлайн

Заполните форму, чтобы задать свой вопрос:
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментарии: 0
  1. RMikoyare

    Можно ли передать топливную карту организации которая нам оказывает транспортные услуги? Заранее спасибо!

    1. Holidaywisitka

      Если между вами и организацией заключен договор пользования данной картой, то необходимо посмотреть не предусмотрено ли такое условие в договоре. Если же нет, то желательно написать письменной заявление в организацию которая Вам предоставила топливную карту, с просьбой о разрешении передать данную топливную карту в транспортную организацию. А вообще это мало кто делает, мы например пользуемся такой картой, и ни каких проблем.

    2. Memeslatinko

      Передать ( физически) можно много чего. Вам необходимо лучше сформулировать вопрос — что такое транспортная карта? Вы хотите проссто передать, т. е. заключить договор дарения или же продать, т. е.

  2. Holidaywisitka

    Обязательно ли прикладывать чеки к путевым листам, если водители заправляются по топливной карте причем в конце месяца организация выдает счет- фактуру. накладную и расшифровку ежедневную расхода бензина по топливным картам за месяц

    1. RMikoyare

      Нашу налоговую вполне устраивает расшифровка по ГСМ.

    2. Alkiara

      Обязательно. Нужно подтвердить документально факт расходования средств на карте.

    3. -Rapunzel-

      Чеки являются документом, подтверждающим оплату за ГСМ с фирмой, реализующей ГСМ. А ка вы тогда » закроете» кредит. задолженность по приобретению ГСМ? Да и по правилам документооборота чеки за приобретенные гсм приклеиваются к пут. листам.

  3. factorSurakel

    Могу ли я списать по авансому отчету бензин, который сотрудник оплатил лично картой. . . Всем спасибо!

    1. Memeslatinko

      Для этого он должен сдать чек ( как наличными деньгами).

    2. labunga228

      По авансовому отчету можно списывать только те расходы, на которые есть оправдательные документы. А что есть у вас? Если есть чек АЗС или приходный ордер, пожалуйста списывайте. Если этих документов нет, то принять к списанию вы по разрешению руководителя можете, но не забудьте эти суммы отнести: — на 91. 2 счет и удержать НДФЛ из зарплаты работника; или — на затратный счет ( 23, 26, 25, 44), начислить ЕСН и удержать НДФЛ из зарплаты работника.

    3. VercCafIvan

      Нет. ГСМ надо сначала оприходовать на основании чека АЗС, определить задолженность перед сотрудником и лишь потом, на основании путевых листом списать ГСМ на расходы. Из личной практики: — проверяя одну контору, я в главной книге увидел по счету10- 3 » ГСМ» в одном из периодов кредитовое сальдо по этому счету на конец месяца. В ходе разбирательства была установленна причина- списание ГСМ произошло раньше, чем ГСМ был оприходован.

    4. Бурная вода

      конечно. . а потом ему оформляете выдачу в подотчет денежных средств на данную сумму. . . он просто расчитался из своих средств, но для предприяти. . .

    5. Бурная вода

      Вообще- то щас везде карточкой плотять, даже два раза сночало когда подежают, после берут чек и идут в нутарь, и там после тоже или деньгами или карточкой, пречины не нахожу.

    6. Holidaywisitka

      Если » карта» — Вашей организации и » закреплена» за сотрудником, то Деньги организации. ЧЕК ( чек выдается в любом случае, даже если оплачено» топливной» картой), то здесь учет движения по » карте» надо обеспечить. А если рассчитался банковской картой личной — то смотри Ответ Людмилы. Вопрос несколько не корректно поставлен, поэтому? тут Кот » разбушевался.

    7. TieraErmegil

      Если в подотчет деньги не давали, то не можете. Можете возместить ему затраты по Распоряжению. руководителя с обоснованием расходов на » цели организации», которое издается согласно поданного этим работником Заявления и подтверждающих расходы документов.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector