Топливные карты – это удобный способ оплаты бензина, который наиболее актуален для корпоративных клиентов АЗС. Карточки значительно облегчают не только процесс оплаты, но и контроля транспортных средств, а также бухгалтерский учет. Рассмотрим подробнее закрепление топливных карт за водителями.
Способы закрепления карточки за сотрудником
Руководство компании решает, в зависимости, от собственных предпочтений и условий работы, каким образом выдавать карты. Однако бухгалтерам рекомендуется высказывать свои пожелания. Принято считать неудобным вариант, когда дисконт не закрепляется за конкретным лицом, а затем выдается в случае необходимости любому работнику. В такой ситуации возникают трудности с тем, кому нужно отчитаться по карточке ежемесячно.
Рекомендуется закрепить дисконт за конкретным шофером, который и будет заниматься составлением отчета. Хотя сегодня отчетность часто можно посмотреть в режиме онлайн, это не единственное преимущество для бухгалтера.
Закрепление дисконта позволяет выдать его всего раз, а затем потребовать обратно только на время отпуска работника или при его увольнении.
Как закрепить карту за водителем
В соответствии с общепринятым порядком топливные карточки хранят в бухгалтерии и выдают по приказу руководства. Основные карты или, как их называют, топливный склад, никому не выдают. Карточки считаются владением фирмы.
С основных счетов дистанционным способом перечисляют деньги для покупки горюче-смазочных материалов. Затем средства перебрасывают на персональные карточки.
В ситуации, когда требуется использование дисконта одним и тем же сотрудником, его закрепляют за ним. Для этого соответствующую информацию прописывают в приказе.
Распоряжения о закреплении карточек за конкретным лицом составляются в произвольном виде. Чтобы удобнее контролировать расходы и учитывать их рекомендуют вести специальный журнал для фиксации передачи пластиковых дисконтов водителям, а также их возврата.
В журнале записывают стандартные сведения, а именно:
- Фамилия водителя.
- Марка, государственный номер машины.
- Номер пластиковой карточки.
- Разновидность топлива для заправки.
- Дата выдачи или возврата.
- Подпись шофера.
Персонализация дисконтов
Часто, заключая договор с АЗС, клиенты уточняют возможность закрепления карточки за шофером или автомобилем. Как правило, менеджеры утверждают, что это можно сделать. Однако в ряде случаев заказчики и менеджеры имеют в виду разные процедуры.
Для клиента необходимо, чтобы по карточке заправлялся только его шофер на определенном транспортном средстве. Менеджер АЗС подразумевает то, что в предоставляемых отчетах процессинговым фирмам возле номера карточки будет стоять фамилия и имя водители (или номер машины).
По карточкам часто может купить топливо любой человек на совершенно любом ТС, если он будет знать PIN-код. Поэтому предпочтительнее заключать договор тогда, когда есть возможность эмбоссирования машины по карточке.
Эмбоссированием называют способ персонализации пластиковой карточки, когда с помощью оборудования под названием «эмбоссер» на лицевой стороне дисконта выдавливают ФИО его владельца, а еще номер и срок действия.
В заключение
Для удобства использования дисконта и быстрого ведения бухгалтерских отчетов рекомендуется закреплять их за конкретными водителями. Есть различные способы для физических и юридических лиц. Кроме документального закрепления, доступна персонализация пластикового дисконта.
