Как учитывать топливные карты в бюджете и отчетах предприятий

Деятельность ряда учреждений подразумевает использование транспортных средств и постоянное приобретение горюче-смазочной продукции.  Такие товары оплачивают как наличными, так и безналичным способом. Актуальным остается вопрос, какими преимуществами обладает топливная карта, учет в бюджете которой вызывает некоторые трудности у бухгалтеров.

Особенности дисконтов на топливо

Топливные карточки выдают поставщики бензина, при этом  они являются средствами для оплаты горюче-смазочной продукции на заправках, которые поддерживают такую функцию. Принято различать следующие типы карт:

  1. Денежная (выдается для конкретного лимита цены продукции).
  2. Литровая (предусмотрен объем горючего в литрах). Этот тип также делится на лимитированные и нелимитированные карточки.

Средство оплаты с лимитом предусматривает установку суточной нормы выборки горюче-смазочных веществ в литрах. В не лимитированные карточки заносят полное количество горючего в литрах, при этом не действует никаких ограничений на сутки. ГСМ не продают по предъявлению топливных карточек, если:

  1. Карточку заблокировали.
  2. Запрашиваемое количество бензина больше суммы, оставшейся на карте.

Оформляем документы правильно

Для получения возможности делать покупки на заправках с помощью топливной карточки, организация должна подписать договор с поставщиком.

В документах указывают:

  1. Название приобретаемого топлива и его цену.
  2. Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.
  3. Разновидность карточек.
  4. Условия сотрудничества.
  5. Дата, когда к новому владельцу по договору передан дисконт.

Дисконт на бензин выдают учреждениям после того, как перечислена предварительная оплата.

Затем его отдают конкретному водителю, работающему на предприятии. В конце месяца поставщики, как правило, предоставляют организации, с которой заключен договор, такие документы:

  1. Товарная накладная на количество и общую сумму оплаты горюче-смазочных материалов.
  2. Счет-фактура.
  3. Акт для сверки расчетов.

Правила учета топливных карточек

Вести учет топливных карт нужно по алгоритму, который зависит от условий договоров. Так, при передаче дисконтов за плату, их рассматривают при бюджетном учете в качестве документов, которые нужно учитывать с помощью бланков строгой отчетности. Топливная карта вносится на забалансовый счет 03. Для аналитического учета потребуется Книга учета бланков строгой отчетности. Оплата за карточки учитывается единовременно, если есть необходимость.

Бесплатная передача подразумевает использование дополнительных забалансовых счетов. Это способствует контролю над сохранностью топливных карточек.

 

В случае передачи дисконта с возвратом организации требуется внести на расчетный счет компании-поставщика горючего залог за предоставленную карточку. После того, как закончится период ее действия, карту возвращают поставщикам, а они, в свою очередь, залог за услугу. В такой ситуации купленная карточка не является собственностью предприятия, поэтому для ее учета также используют дополнительный забалансовый счет.

Для того чтобы работники организации могли покупать топливо на заправках, используя карту, руководство перечисляет поставщикам сумму, которая предусмотрена в договоре. На протяжении месяца сотрудники предприятия заправляют автомобили на АЗС  с помощью дисконтов. Расход горючего по факту подтверждают путевые листы, которые оформляют и предоставляют регулярно в бухгалтерию. Также водителям требуется приложить к листу чек.

Такая необходимость постепенно становится неактуальной в условиях существования ресурсов для отчетности в режиме онлайн. Это значительно упрощает не только работу бухгалтерии, но и водителей.

В заключение

Для правильного оформления учета карточек нужно использовать определенный алгоритм, который зависит от типа заключенного договора с поставщиком. В конце месяца последний предоставляет предприятию всю необходимую документацию. На основании этих бумаг сверяют информацию с чеками и путевыми листами.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: