Для поставки товара в торговую сеть нужно подтвердить его соответствие обязательным требованиям. Для этого необходимо подготовить документы и выполнить условия приемки, установленные покупателем. Состав пакета зависит от категории продукции, применимых технических регламентов, способа выпуска товара и требований сети. Специалисты центра Пионер рассказали, какие документы о соответствии могут потребоваться поставщику.
Из чего состоит пакет документов для торговой сети
Комплект документов формируют с учетом характеристик продукции и условий договора поставки. Универсального перечня для всех товарных категорий не существует. Для одежды, продуктов питания, косметики, бытовой химии и оборудования действуют разные требования. В основной пакет могут входить:
- сертификат или декларация о соответствии;
- свидетельство о государственной регистрации;
- ветеринарные и фитосанитарные документы;
- протоколы испытаний;
- технические условия или стандарт организации;
- паспорт, руководство по эксплуатации или иной документ изготовителя;
- договор поставки и спецификация;
- товаросопроводительные документы;
- сведения о маркировке;
- макеты этикеток и упаковки.
Обязательные разрешительные документы на продукцию устанавливаются законодательством. Дополнительные материалы торговая сеть запрашивает на основании договора и внутренних правил контроля качества. Крупные покупатели могут проверять товар при вводе в ассортимент, приемке на распределительном центре и продаже.
Перед оформлением документов следует запросить у сети требования к конкретной товарной группе. Это позволяет отделить обязательный пакет от дополнительных подтверждений и не оплачивать испытания или добровольные сертификаты, которые покупатель не требует.
Как определить, какие разрешительные документы нужны на товар
Вид документа зависит от назначения, состава, конструкции и других характеристик продукции. Код ТН ВЭД используют при идентификации, однако одного кода недостаточно для выбора формы оценки соответствия. Проверку проводят в следующем порядке:
- Определяют точное наименование и назначение товара.
- Устанавливают состав, возрастную группу и условия применения.
- Подбирают код ТН ВЭД ЕАЭС.
- Проверяют технические регламенты, распространяющиеся на продукцию.
- Определяют форму подтверждения соответствия.
- Выбирают оформление на серию, партию или единичное изделие.
- Проверяют необходимость специальных разрешений.
Технические регламенты ЕАЭС могут предусматривать сертификацию, декларирование, государственную регистрацию, испытания и другие формы оценки соответствия. Выбор процедуры выполняют по требованиям регламента, действующего для конкретного товара.
Сертификация товаров может потребоваться для одной части ассортимента, а для другой будет достаточно декларации. Поэтому изделия одного бренда или одной товарной группы не всегда можно включить в общий документ. Перед передачей разрешения в сеть необходимо проверить:
- статус и срок действия документа
- наименование изготовителя
- адрес производственной площадки
- данные заявителя
- описание продукции
- модели, артикулы и торговые марки
- форму выпуска
- технический регламент
Сведения о сертификатах и декларациях публикуются в официальных реестрах. Наличие документа у поставщика не подтверждает его применимость к товару, если характеристики фактической продукции расходятся с областью действия разрешения.
Когда сеть может запросить дополнительные документы
Торговая сеть вправе установить дополнительные требования к качеству, упаковке, маркировке и приемке продукции. Такие условия закрепляются в договоре, приложениях, спецификациях или требованиях к конкретной категории товара. Дополнительно могут потребоваться:
- протоколы лабораторных испытаний
- образцы продукции
- сертификаты системы менеджмента
- документы на сырье
- подтверждение происхождения товара
- аудит производственной площадки
- техническое описание
- рецептура
- документы о сроках годности
- макеты упаковки
- добровольные сертификаты
Расширенный пакет часто запрашивают для продукции под собственной торговой маркой, пищевых товаров, детского ассортимента и категорий с повышенными требованиями безопасности. Сеть также может усилить контроль после изменения состава, изготовителя или производственной площадки.
Дополнительные проверки не заменяют обязательную оценку соответствия. Добровольный сертификат или отчет об аудите не могут использоваться вместо документа, предусмотренного техническим регламентом.
Заказывать дополнительные испытания следует после получения письменных требований покупателя. Иначе поставщик может оплатить проверку показателей, которые сеть не использует при согласовании товара.
